Optimisez vos processus IT avec le moteur de règles d’iTop

Cette extension « moteur de règles » pour iTop, développée par ITSM-Factory, permet d’automatiser des processus complexes et de gérer facilement des workflows avancés directement depuis la console d’iTop, sans nécessiter de développement spécifique.

Grâce à des nouveaux déclencheurs et actions personnalisables, cette solution offre une flexibilité maximale pour s’adapter précisément aux besoins opérationnels de chaque organisation. Elle optimise ainsi la gestion des processus IT, améliore l’efficacité opérationnelle, et réduit les interventions manuelles répétitives, facilitant considérablement la maintenance et l’évolution des processus IT.

Les nouvelles actions disponibles :

    • Modification d’un attribut : permet d’ajouter ou de modifier automatiquement la valeur d’un champ sur un objet.
    • Modification de relation : ajoute ou modifie automatiquement les relations entre des objets.
    • Modification en masse : regroupe plusieurs actions pour traiter efficacement de multiples actions dans un ordre précis.
    • Synchronisation d’objets : permet de créer ou de mettre à jour automatiquement des objets selon des règles définies.
    • Appel de fonction : exécute automatiquement des fonctions spécifiques sur des classes d’objets.
    • Suppression d’objets : permet la suppression automatique d’objets répondant à des critères précis.

Les nouveaux types de déclencheurs :

    • Déclencheurs conditionnels sur modification : activés selon des critères spécifiques définis par l’utilisateur.
    • Déclencheurs planifiés : configurables via une récurrence flexible paramétrable sous forme de crontab depuis la console, pour des déclenchements d’actions régulières et automatiques.

Imaginez quelques scénarios inspirants pour votre DSI :

Surveillance proactive et gestion des urgences : Assurez automatiquement le marquage urgent des demandes critiques en provenance d’utilisateurs stratégiques, garantissant ainsi une réponse rapide et priorisée que ce soit par l’ajout automatique d’un flag dans le titre d’un ticket ou du changement de son urgence.

Suivi opérationnel : Lorsque le délai de traitement d’un ticket dépasse un seuil défini, envoyez automatiquement une alerte au manager concerné ou marquez le ticket avec un indicateur urgent afin d’éviter toute escalade non maîtrisée.

Intégration transparente de nouveaux collaborateurs : Dès la création d’un ticket pour l’arrivée d’un nouveau collaborateur, générez automatiquement les tâches nécessaires à son intégration (création de comptes, fourniture de matériel, etc.) en assurant un suivi optimal des actions à réaliser.

Uniformisation et gestion optimisée des données : Standardisez automatiquement les informations clés lors de la création d’objet, comme le formatage des noms et prénoms en majuscule lors de la création d’une fiche personne, garantissant ainsi cohérence et fiabilité à travers toutes les données de votre organisation.

Gestion des contacts et CI’s par service : Lors de la création d’un ticket lié à un service particulier, associez automatiquement les contacts et les CI’s pertinents, assurant ainsi une meilleure réactivité et une efficacité accrue dans la résolution des incidents.

Dans un environnement IT en perpétuelle évolution, anticiper les risques et assurer la continuité des services devient crucial. Chez ITSM-Factory, nous avons développé cette extension pour aller au-delà des fonctionnalités natives en automatisant une multitude de processus essentiels.

 

Aujourd’hui, découvrez comment automatiser facilement différents processus IT avec notre outil, à travers l’exemple concret de la gestion proactive des garanties.

Automatisez la surveillance des garanties et bien plus encore

 

Imaginez un système capable de surveiller et alerter automatiquement chaque jour des points critiques tels que :

    • Dates de fin de garantie des serveurs
    • Contrats client arrivant à expiration
    • Licences logicielles à renouveler
    • Maintenance préventive des équipements

Grâce à notre moteur de règles, ces processus deviennent automatiques, libérant vos équipes des tâches répétitives.

Exemple : chaque jour, une vérification automatique peut identifier tous les CI’s dont la garantie arrive à échéance dans les 30 prochains jours et lancer la création automatique d’un ticket à destination des équipes support en reprenant toutes les informations essentielles pour le traitement.

Création automatique d’un ticket lorsque des serveurs ont une échéance de fin de garantie à J-30

1. Création/paramétrage d’un déclencheur planifié

Il suffit de créer un déclencheur de type « Déclencheur planifié » en indiquant une classe cible à savoir ici, dans notre exemple, la classe « Serveur », puis d’ajouter un filtre OQL permettant de filter les serveurs dont date de fin de garantie est dans 30 jours.

Il ne reste plus qu’à indiquer via le champ « Chaine crontab » l’occurrence à laquelle nous désirons qu’il se déclenche.

Ce déclencheur permettra donc de récupérer les serveurs cibles et de passer les informations à l’action de synchronisation du moteur de règle qui s’occupera de créer les tickets automatiquement.

2. Création d’un ticket gabarit

Vous pouvez créer un ticket que nous appellerons ticket gabarit qui permettra au moteur de règle, lors de la création automatique d’un ticket, de pouvoir récupérer les informations de ce ticket en question pour les placer sur le ticket automatiquement généré.

Il est possible par exemple d’indiquer le demandeur, le titre, une description, le service, la sous catégories de services ou tout autre information importante.

Lors de la création d’un ticket par le moteur de règle, il sera en capacité de récupérer ces informations mais aussi de les mettre à jour avec les informations des serveurs dans notre exemple.

3. Création/paramètrage d’une action de synchronisation

Il faut maintenant créer une action de type « Action de synchronisation ».
Celle-ci sera déclenchée par le déclencheur planifié et permettra la création automatique d’un ticket.
Cette action de synchronisation doit être configurer avec les champs à minima obligatoires pour la création d’un ticket et via un système de placeholder sera capable de récupérer les informations des serveurs ainsi que du ticket gabarit précédement créé.

 

4. Création automatique du ticket

Lorsque les conditions sont remplies, un ticket sera donc automatique et suivant notre exemple ici directement assigné à la bonne équipe, avec le CI (serveur) lié au ticket ainsi que l’information du nom et de la date de fin de garantie en description.

Pourquoi adopter cette solution polyvalente ?

Réduction des risques : Vous évitez les omissions critiques en automatisant le suivi des échéances importantes.

Gain de temps et efficacité opérationnelle : Libérez vos équipes des tâches répétitives pour se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

Optimisation des ressources : Affectez automatiquement les tâches aux bonnes équipes pour une réactivité optimale.

Une opportunité stratégique pour les DSI

En intégrant notre extension à votre instance iTop, vous transformez votre approche de la gestion IT. Le moteur de règles vous permet d’automatiser une multitude d’opérations, améliorant considérablement votre efficacité opérationnelle.

Gagnez en agilité, réduisez les risques et renforcez la satisfaction utilisateur grâce à des processus IT entièrement automatisés.

Le moteur de règles pour iTop est bien plus qu’un simple outil d’automatisation :

c’est une solution complète et polyvalente qui transforme votre gestion IT.

Optimisez dès aujourd’hui l’efficacité de votre ITSM grâce à l’automatisation intelligente de vos processus !

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